Immobilien-Selbstverwaltung
Wohneigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) für das Gemeinschaftseigentum
bei Doppelhäusern, Mehrfamilienhäuser, Wohnanlagen und
Reihenhausanlagen durch die Eigentümer.
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Die Herausforderung
Wie in allen Bereichen steigen die Kosten zur Anbietung einer Dienstleistung kontinuierlich. Politische Vorgaben für Fortbildungen und Zertifizierungen, steigende Aufwendungen durch bürokratische Vorgaben, Mehraufwand durch die gesellschaftliche Entwicklungen und steigende Kosten für Software und Online-Portale machen es nicht einfach, für beide Seiten vernünftige Preise zu kalkulieren.
Durch die Aufnahme des Begriffs „zertifizierter Verwalter“ in das WEG-Recht werden Verwalter gezwungen, eine kostenintensive Zertifizierung umzusetzen. Nach Gesetz ist es möglich, auch nicht-zertifizierte Verwalter*innen zu bestellen, ABER bei genauer Auslegung des Gesetzes handelt es sich dann höchstwahrscheinlich nicht mehr um eine ordnungsgemäße Verwaltung mit dem Problem, dass Beschlüsse anfechtbar sind. Was als guter Ansatz zur Qualitätssicherung gedacht war, wird nun zum Kosten- und Angebotsproblem.
Aktuell erleben wir, dass auf der einen Seite die Zahl der Verwalter abnimmt und auf der anderen Seite immer mehr Immobilien als Wohnungseigentümergemeinschaften entstehen. Dadurch werden es künftig kleinere WEGs schwer haben, einen Verwalter zu finden.
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Vorteil kleine WEGs
Aufgrund der überschaubaren Größe und der persönlichen Beziehung der Eigentümer*innen untereinander kann eine Selbstverwaltung nach § 9b Abs. 1 WEG – Gesetz angestrebt werden, sofern eine große Mehrheit der Eigentümer*innen zustimmen.
Gibt es keine bestellte Verwalter*in, fällt die Verwaltung der Immobilien an alle Eigentümer gemeinschaftlich. Dann ist die Rede von einer „echte“ Selbstverwaltung. Es ist jedoch schwer vorstellbar, dass dies zielführend ist, bedenkt man dass die gemeinschaftliche gesetzliche Vertretung zum Beispiel erfordert, dass Verträge – also auch einfachste Handwerkeraufträge – von allen Miteigentümern dann gemeinschaftlich abgeschlossen werden müssen.
Nach der Gesetzesform des WEG in 2020 ist es grundsätzlich nicht mehr zulässig, dass die Eigentümer per Beschluss einen Miteigentümer bevollmächtigen, die Vertretung der WEG wahrzunehmen. Hier müsste dann ein Geschäftsverteilungsplan erstellt werden, der jedem Eigentümer einen eigenen, klar definierten Aufgabenbereich zuweist und für dessen Wahrnehmung er von allen anderen Eigentümern bevollmächtigt wird.
Hingegen kann die Verwaltung durch einen internen Verwalter*in dann als einfacherer Ansatz gesehen werden. Hierzu wird mit einem Eigentümer ein Verwaltervertrag abgeschlossen. Aber Achtung: Wird dabei ein Honorar oder Gehalt für den Verwalter bestimmt, ist das Berufszulassungsgesetz für Wohnimmobilienverwalter relevant. Somit wird unter anderem auch wieder die Zertifizierung ein Thema. Im Gegensatz dazu ist eine pauschale Aufwandsentschädigung als Option denkbar.
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Qualität bleibt ein Thema
Es gilt zu bedenken, dass bei einer Selbstverwaltung die Verwaltung von Laien nebenberuflich ausgeführt wird. Anders ausgedrückt bekommt ein beruflicher Verwalter nicht zu Unrecht eine monatlich Pauschale für die Erreichbarkeit, die Abwicklung von Anfragen und die Koordination von Dienstleistern oder nicht zuletzt die Abstimmungstermine mit dem Beirat und die Erstellung des Jahresabschlusses.
Im Grunde genommen können die Tätigkeiten in drei Blöcke aufgeteilt werden: Betriebswirtschaftliche und primär wichtigste Themen sind Wirtschaftsplan, Hausgeldzahlungen, Heizkostenabrechnung und Jahresabrechnung mit Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen für die Steuererklärung.
Des Weiteren die organisatorischen Dinge wie Durchführung der Eigentümerversammlung und die Formulierung und Dokumentation der Beschlüsse sowie das Führen der Beschlusssammlung. Nicht zu vergessen, die ganzen Kleinigkeiten, wie z.B. Abstimmung mit Reinigungsdientleistern, Gartenpflegern oder die Erstellung des Kehrwochenplans.
Genauso wichtig sind dann technische Aspekte zum Beispiel die Koordination von Handwerkern für Reparaturen oder die Planung (Angebotseinholung) und Durchführung von Modernisierungs- und Reparaturmaßnahmen.
Das alles ist – zumindest am Anfang – ganz schön viel. Aus diesem Grund sollte es dem/der Selbstverwalter*in möglich sein, sich Hilfe für bestimmte Themenbereiche zu holen. Sinnvollerweise wird dies gleich mit dem Beschluss zur Selbstverwaltung und der Verwalterernennung fixiert und ein Budget dafür vereinbart.
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Von der Verwaltung zur Selbstverwaltung
Kümmert sich Ihr Verwalter nicht intensiv um Ihre WEG? Wurde der Verwaltervertrag beendet und Sie finden keinen (günstigen) Immobilienverwalter? Dann könnte die begleitete Selbstverwaltung eine Lösung sein!
Mein Angebot
Mein Angebot ist es, die Selbstverwaltung zu unterstützen mit einem Erstberatungsangebot, mit einem Coachingangebot für Verwalter*in und Beirat sowie der Abwicklung mit dem Heizkostendienstleister (z.B. Ista, Minol, Techem, Domotherm, etc.) und der gesamten Erstellung des Jahresabschlusses auf Basis der Buchungen auf dem Gemeinschaftskonto und den vorhandenen Belegen. Ganz einfach und als Bausteine einfach dazu buchbar.
Was mich dazu befähigt
Als Diplom-Betriebswirt, Kommunikationsfachwirt und geprüfter Hausverwalter wurde die Verwaltung von WEGs bis 2025 regional – von Göppingen über Schwäbisch Gmünd bis Spraitbach, von Lorch bis Heubach – angeboten. In Anbetracht der enormen Kosten, die gerade für Kleinst-WEGs von 3 bis 8 Einheiten bei der Beauftragung einer externen Hausverwaltung entstehen, habe ich mich dazu entschlossen, mich künftig auf die Unterstützung der Selbstverwaltung zu spezialisieren.
Wenn dies für Sie interessant ist, sollten wir miteinander reden!
Die Einzelbausteine meines Angebots
Die Bausteine
Unterstützung für die interne Hausverwaltung
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Erstgespräch und Versammlungsvorbereitung
In einem Erstgespräch wird mit dem Beirat und idealerweise auch mit dem/der Eigentümer*in, die die Verwaltung übernehmen soll, die verschiedenen Möglichkeiten, die Anforderungen und die Voraussetzungen besprochen. Sollte danach das Thema umsetzbar erscheinen, wird im Rahmen einer ordentlich einberufenen Eigentümerversammlung das Thema Selbstverwaltung moderiert und ein Beschluss formuliert.
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Coaching
Die Praxis zeigt es, immer wieder kommen Fragen rund um die Verwaltung, die Rechtmäßigkeit von Beschlüssen oder Vorgaben auf. Um dem internen Verwalter*in ein gutes Gefühl für die Umsetzung, für anstehende Gespräche oder für die Durchführung von Versammlungen zu geben, unterstütze ich gerne bei den Beiratssitzungen und bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung, speziell wenn es um wichtige Tagesordnungspunkte geht.
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Begleitung im ersten Jahr
Das erste Jahr hat es in sich: Die eigene Organisation der WEG-Verwaltung, Gespräche mit Banken, Versicherungen und den privaten und kommunalen Dienstleistern – all das will gut umgesetzt werden. Danach steht bereits die erste Abwicklung des Jahresabschlusses an: Erstellung der Heizkostenabrechnung, die Verteilung der Kosten und Erstellung des Jahresabschlusses, die Erstellung der Aufstellung von Haushaltsnahen Dienstleistungen und nicht zuletzt, die Planung für das nächste Jahr.
In diesem Baustein begleite ich den internen Verwalter*in bei allen Schritten und bin auch bei aufkommenden Fragen immer Sparringspartner.
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Abwicklung mit dem externen Heizkostenabrechner
Welche Kosten sind hier im Vorfeld zusammen zu tragen? Was hat sich geändert hinsichtlich der Verteilung der Kosten? Wie erfolgt die Übermittlung an den Dienstleister? Wo ist was einzutragen? All diese Fragen können jährlich auf’s Neue eine Herausforderung sein. Gerne unterstütze ich bei der Erstellung der Heizkosten-Aufstellung und der Beauftragung des externen Dienstleisters.
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Erstellung des Jahresabschlusses
Kostenzuordnung, anzuwendende Kostenschlüssel, unterjährige Wechsel eines Eigentümers oder Mieters.
Das alles kann natürlich mit einem Tabellenkalkulationsprogramm umgesetzt werden. Leichter ist es mit einem Fachprogramm. Dies kostet jedoch nicht gerade wenig und auch der Output ist immer nur so gut, wie der Input.
Ich erstelle für die interne Verwaltung eine White-Label-Abrechnung, die dann auf das eigene Briefpapier gedruckt werden kann.
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Planung des nächsten Jahres – Der Wirtschaftsplan
Aus der Abrechnung ergibt sich die Basis für den Jahresplan der nächsten Abrechnungsperiode. Doch welche Kosten kommen dazu? Wie entwicklen sich die Verbräuche? Macht ein Wechsel eines Dienstleisters, einer Versicherung oder der Bankverbindung Sinn? Kommen Sonderausgaben aus Beschlüssen zur Planung dazu?
In diesem Baustein bin ich gerne der Austauschpartner für den internen Verwalter*in. Auf Basis der erarbeiteten Zahlen wird der Wirtschaftsplan als White-Label-Dokument erstellt und bereitgestellt.
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Unterstützung bei Sonderthemen –
Energieausweis, Investitionen, Modernisierungsmaßnahmen und Groß-Reparaturen
Immer wieder kommen Themen auf den Verwalter*in zu, die nicht alltäglich sind. Hier bin ich gerne Ansprechpartner und berate bei der Vorgehensweise, der Präsentation möglicher Umsetzungswege und der Beschlussvorformulierung.
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Ihr individuelles Angebot.
Lassen Sie uns über die Bausteine reden, die Sie benötigen. Gerne erstelle ich ein Angebot für Ihre Anforderungen.